Du kan skapa regler för automatisk sortering av e-post i dina egna mappar, så att du enkelt får e-posten sorterad i ditt eget arkiv på det sätt som du själv vill. Regler kan skapas så att de gäller för all e-post eller bara för vissa avsändare. Du kan exempelvis välja att arkivera all e-post från en viss myndighet i en specifik mapp. Regler för arkivering av e-post kan skapas så att arkivering sker automatiskt när meddelanden mottas, eller så kan du arkivera från inkorgen genom att välja de meddelanden som ska arkiveras och sedan klicka på Arkivera i funktionsmenyn. Automatiskt arkivering med hjälp av regler:
- Välj Meny i översta högra hörnet och klicka sedan på Inställningar
- Välj Regler på vänster sida
- Välj vilken typ av regel du vill skapa:
- Generella regler gäller för all e-post som mottas
- Avsändarspecifika regler gäller bara för e-post från den aktuella avsändaren
- Välj vilken mapp meddelandena ska arkiveras i
- Välj arkiveringen när e-posten kommer in
Manuell arkivering med hjälp av regler:
- Regler skapas som ovan.
- När du skapar en regel ska du välja att regeln först används när användaren klickar på Arkivera
- Gå till inkorgen under Visa e-post i mappar
- Markera de ämnen som ska arkiveras i mappar
- Klicka på Arkivera från postfunktionerna över dokumentlistan
- De valda ämnena fördelas nu i arkivmapparna utifrån de regler du har skapat